Компоненти е-пошти: з точки зору користувача, з технічної сторони, в діловому листуванні

Електронна пошта, завдяки великій кількостіпереваг в порівнянні з паперовими листами, давно стала одним з основних видів спілкування. Однак, як і багато інших технологічних новинок, такий тип комунікації має свої правила. Незважаючи на те що спілкування через інтернет-пошту стало невід'ємною частиною багатьох сфер життя, більшість користувачів не зможуть відповісти на питання про те, що собою представляють компоненти електронного листа.

Структура електронного листа з точки зору користувача

Електронні повідомлення одночасно і схожі, ісильно відрізняються від звичних старшому поколінню паперових листів. Але незалежно від поштового сервісу, структура імейл завжди однотипна. Перерахуємо компоненти електронного листа, коротко охарактеризував кожен з них:

1. Поле "Кому". В даному полі вказується адреса одержувача. Якщо адресатів кілька, розділяйте їх крапкою з комою.
2. Поле "Тема листа". У багатьох поштових сервісах воно вважається обов'язковим для заповнення. Та й користувачам буде простіше знайти лист, якщо в ньому буде коректно вказана тема.
3. Тіло листа. У тілі листа розташовується основний текст.

Приховані компоненти електронного листа

Ми розглянули видиму структуру письма. Але крім помітних неозброєним оком елементів, до компонентів електронного листа також можна віднести і такі поля:

• від кого (дане поле заповнюється автоматично);
• копія (крім основного адресата, копія листа надсилається ще комусь);
• прихована копія (використовується в разі, якщо копію листа потрібно відправити, не ставлячи до відома про це основного адресата);
• вкладення.

Компоненти електронного листа з технічної точки зору

З технічної ж точки зору, будь-який електронний лист включає в себе ще й такі складові:

1. Заголовки, або, як їх ще називають, конвертиSMTP-протоколу. Ці заголовки можуть входити до складу тіла листи, а можуть бути не включені в нього. Тобто можлива ситуація, коли поштовий сервер має більше інформації, ніж зазначено в тексті листа. Тема містить в собі адреси відправника, одержувачів і адреса відправляє вузла.
2. Саме повідомлення, яке на мові SMTP-протоколів називається Data. Воно, в свою чергу, підрозділяється на:

• заголовок листа - за аналогією з паперовою поштою в ньому містяться дані про поштових серверах, які пройшов лист, і деяка інша інформацію;
• тіло листи - безпосередньо текст листа.

Структура E-mail для ділового листування

Якщо до цих пір мова йшла про структуру імейл зтехнічної точки зору, то тепер розглянемо елементи коректно складеного електронного повідомлення для ділового листування, адже кожна поважаюча себе компанія намагається відповідати загальноприйнятим нормам комунікацій.

Хоча існує велика кількість різноманітнихкласифікацій електронних повідомлень, по структурі оформлення вони діляться на дві групи. Перша група - листи-комунікації, вони використовуються в ході роботи. Друга - листи-домовленості: повідомлення, в яких підводиться підсумок зустрічі, позначаються терміни виконання робіт та інші важливі аспекти для пояснення дій, які вимагаються від кожної зі сторін.

Перерахуємо компоненти електронного листа кожного типу окремо.

Лист-комунікація

У його структуру обов'язково повинні входити:

1. Тема листа. В даному полі найкраще вказати, чого саме ви очікуєте від приймаючої сторони, наприклад узгодження часу зустрічі, переліку питань для розгляду і так далі.
2. Привітання. Навіть якщо лист планується відправити кільком людям, етика ділового спілкування передбачає обов'язкове вітання адресатів.
3. Зміст повідомлення. Власне текст імейл, в якому якомога конкретніше описується прохання.
4. Корпоративна підпис. Пункт, про який багато хто забуває. Правильно складений шаблон підпису включає в себе П. І. Б. і посада автора, його контактні дані (номер телефону, посилання на сайт компанії, електронна пошта і т. Д.). Підпис може різнитися залежно від правил і норм, прийнятих в організації.
5. Поля "Кому" і "Копія". Вони вказані останніми не випадково - заповнивши їх в останню чергу, ви виключіть можливість відправки недописаний або невивірених повідомлення.

Лист-домовленість

Як вже було сказано вище, цей вид електроннихповідомлень використовується для підведення підсумків зустрічі, позначення плану заходів з кожного боку і фіксації термінів виконання. Такі листи є своєрідним "протоколом" зустрічей і дозволяють зручно структурувати інформацію. Лист такого типу будується за планом:

1. Привітання. Якщо кількість учасників зустрічі, підсумки якої підводяться в листі, було невеликим, можна перерахувати всіх по іменах або використовувати узагальнений тип вітання.
2. Повтор мети зустрічі, підсумки якої підводяться в листі.
3. Перелік запитань, які обговорювалися під час зборів. З кожного питання вказуються прийняті домовленості, рішення і терміни виконання.
4. Перелік запитань, які не вимагають термінового вирішення, але упускати їх з поля зору не можна.
5. Уточнення думки учасників зустрічі - чи враховано?
6. Підпис за шаблоном.