Правила ділового листування по електронній пошті. Візовий збір: зразок. Як відправити лист по електронній пошті

За останні десятки років ділове листуванняза допомогою електронної пошти набула величезної популярності і стала одним з основних способів ділового спілкування. Сьогодні важко знайти таку людину, яка б в практиці міжособистісних комунікацій не використовував би електронну пошту. Незважаючи на це, багато хто сьогодні задаються питанням: як відправити лист по електронній пошті так, щоб були дотримані всі правила? Як за допомогою грамотного письма сформувати у адресата гарне враження про відправника?

Дана стаття описує регламент діловоїлистування по електронній пошті, а практичні поради, представлені в статті, допоможуть навчитися правильному ділового спілкування при складанні електронних листів.

Багато хто починає свій робочий день саме зперевірки поштової скриньки на наявність нових повідомлень. Але, на превеликий жаль, не дивлячись на поширеність цього методу обміну інформацією, багато хто не вміють правильно використовувати мову ділового листування, приймаючи електронні листи за неформальний спосіб спілкування.

Завдяки швидкості доставки листів електроннапошта спрощує обмін важливими офіційними документами, бланками, заявами, але й тут люди роблять помилки при відправленні листів. Дуже часто трапляється, що при складанні електронного листа при обміні будь-якими файлами адресанти з яких-небудь причин не складають супровідних нарисів і не вписують теми, що може ускладнювати роботу одержувачів. Мета даної статті дати відповідь на питання: як відправити лист по електронній пошті і дотриматися всіх правил ділового письмового спілкування за допомогою електронної пошти?

При складанні електронних листів повинні бути заповнені всі представлені поля

Правила ділового листування по електронній поштізобов'язують відправника листа заповнювати всі поля, передбачені в електронній пошті, такі як адреса та ім'я одержувача і відправника листа. Обов'язково повинна бути описана тема, яка коротко описує суть листа, що. Дуже часто від правильно описаної теми залежить доля відправленого листа і швидкість вирішення проблеми викладеної в ньому. Ділове електронний лист повинен починатися з вітання - це нескладне прояв поваги до одержувача дуже важливо при листуванні. Після привітання має слідувати текст, який називають «тілом листи», а в кінці залишається підпис, наприклад, «З повагою, Бріс Петро Іванович».

Привітання в діловому листуванні

На цьому моменті варто додатково загостритисвою увагу, так як жест поваги дуже важливий при будь-якому аспекті ділових комунікацій. Оптимальним вітальним словосполученням є «Добрий день» або ж «Здрастуйте». Ведення ділової переписки по електронній пошті обмежує відправника у використанні словосполучень «Добрий вечір» або «Доброго ранку», так як одержувач може прочитати лист набагато пізніше його отримання. Також не коректно використовувати в привітанні просторічні вирази, які вживаються в неформальному спілкуванні.

Після слова або словосполучення вітанняслід звернутися до одержувача по імені та по батькові, а в разі, якщо ім'я невідоме відправнику, цей момент можна пропустити. Після привітального слова можна переходити до викладу мети листи.

Прикріплені файли в діловому листуванні по електронній пошті

Якщо головною метою листи виступає не тількиписьмове оповідання і виклад суті питання, а й відправлення файлу, то краще прикріпити пересилається об'єкт в першу чергу. Часто трапляється, що багато відправники, через неуважність, виклавши суть питання в тексті листа, забувають прикріпити потрібними вкладеннями. Така недбалість може негативно позначитися на діловій репутації відправника ділового листа.

Електронна адреса має бути впізнаваним і лаконічним

Правила ділового листування по електронній поштізобов'язують відправника мати впізнаване електронне ім'я, яке повинно нести в собі правдиві відомості про ім'я відправника. Дуже не лаконічно і нерозумно виглядають офіційні листи і звернення, коли в електронній адресі вказані неформальні вирази або слова, наприклад, електронну адресу «limon_petya». Це виглядає дуже несолідно для дорослої людини. Для ведення ділової переписки краще створити окремий email і дотримуватись етикету ділового листування по електронній пошті.

Використання швидкої функції Reply (Response) на відповідь отриманих раніше листів

Функція Reply або Response (в скороченомуваріанті вона виглядає як Re :) допомагає користувачеві швидким способом відповідати на раніше надіслані повідомлення відправника. Ця функція має також і універсальної можливістю прочитати попередню переписку зі співрозмовником по заданій темі. Але правила ділового листування по електронній пошті зобов'язують відправника перейменовувати тему ділового листа, якщо під час листування суть обговорення змінена.

Перед відправкою ділового листа випливає здійснювати вичитування на предмет орфографічних помилок і пунктуації

Електронна пошта спрощує обмін інформацією, алепри діловому листуванні не варто нехтувати правилами російської мови, так як недбало допущена помилка може вплинути на авторитет відправника. Перед тим як відправити лист, слід кілька разів переглянути текст і ретельно перевірити його на наявність офографіческіх і пунктуаційних помилок. Багато електронні поштові клієнти мають функцію перевірки орфографії, тому слід звертати увагу на слова, підкреслені червоною лінією. Якщо виникають сумніви в правильності написання, то слід звернутися за допомогою в інтернет або перевірити написання за допомогою орфографічного словника.

Поле адресата має заповнюватися в останню чергу

Щоб уникнути відправки незакінчених абоневідредаговані листів адресу одержувача ділового листа випливає вписувати в самий останній момент перед відправкою. Це правило також входить в основи ділового листування по електронній пошті. Трапляється, що при заповненні поля адресата електронна пошта може запропонувати внести до списку нещодавно використаних одержувачів, тут також слід загострити свою увагу, для того щоб помилково не відправити складене ділове лист сторонньому адресату.

Структурування ділового листа

Правила структурування тексту поширюєтьсяне тільки для паперові носії, але також і на правила ділового листування по електронній пошті. Не завжди одержувачу зручно вичитувати великі обсяги тексту листів на екрані монітора. Для спрощення цього моменту слід розбивати текст на логічно сформовані невеликі абзаци і не допускати в написанні тексту ділових листів ускладнених пропозицій. Оптимальна довжина одного пропозиції в діловому листі повинна складати не більше п'ятнадцяти слів.

Суть ділового листа повинна викладатися по суті

Крім зазначеної теми ділового листа, одержувачамає зацікавити і чітко сформульоване перше і друге речення основного тексту. Завданням відправника є викласти на початку листа суть проблеми або питання, по якому він звертається до одержувача. У першому реченні повинна бути позначена мета, по якій іде діловий лист. Зразок: «Повідомляємо Вам, що терміни зобов'язання за договором №45 від 02.01.2017 року« Про поставе сипучих матеріалів »добігають кінця. Для продовження договору Вам слід подати повторний пакет документів ». Завдяки окресленої мети одержувач має можливість вникнути в головну думку ділового листа. Якщо текст листа занадто великий, то краще скористатися функцією прикріплення об'єкта вкладенням у вигляді текстового документа, але при цьому з поле для тексту слід залишити супровідний нарис, який висвітлює діловий лист. Зразок: «Направляємо Вам для ознайомлення електронну копію листа компанії ТОВ« Мак-буд ». Просимо Вас повідомити Ваше рішення з питання продовження договору №45 від 02.01.2017 року «Про поставе сипучих матеріалів» до зазначеного в листі терміну ».

На кожне ділове електронного листа має бути дана відповідь

Існують негативні приклади діловоїлистування, коли одержувач ігнорує діловий лист з яких-небудь міркувань. Іноді дійсно можуть бути випадки, коли відповідь не можна дати через певні ситуацій, наприклад, термін вирішення проблеми може зайняти кілька днів або одержувач перебуває в роздумах і не може відразу відповісти на поставлене запитання. В такому випадку повинен бути дано короткий коментар з цього приводу, наприклад, «Здрастуйте, Петро Іванович. Я одержав Вашого листа, але на сьогоднішній день важко відповісти, тому що повинен проконсультуватися з вищим керівництвом. Я доповім про Вашу проблему генеральному директору нашої компанії і дам офіційну відповідь до кінця тижня. З повагою, менеджер відділу продажів Бєлов Іван Геннадійович ».

Варто пам'ятати, що в разі, якщо відповідь не була дана протягом трьох робочих днів, то факт мовчання одержувача ділового листа можна оцінити як ігнорування і відмова від спілкування з відправником.

При складанні відповідних листів слід відповідати на всі поставлені запитання

Якщо спрямоване одержувачу лист несезапитальний характер, то при складанні листа слід давати відповіді на питання в тій черговості, яка присутня в отриманому тексті ділового листа. Якщо питання були задані, відправник сподівається отримати на них конкретні відповіді. При складанні листа відповіді не варто нумерувати, потрібно просто висловлювати думку по порядку. Для того щоб відповісти на всі поставлені питання, для початку потрібно кілька разів перечитати отримане діловий лист і в тому випадку, якщо питань занадто багато, краще виписати їх окремо, щоб не допустити пропуску. Якщо неможливо дати відповідь на деякі з поставлених питань, варто вказати, що на даний момент з яких-небудь причин відповідь не може бути дано.

Не варто зловживати абревіатурами, емоційним оформленням і прописними буквами

Існують негативні приклади діловоїлистування, коли відправники розбавляють її, використовуючи неформальні знаки у вигляді смайлів. Їх застосування популярно при спілкуванні в соціальних мережах, однак правила ділового листування не вітають такі прояви емоцій, так як одержувач може не знати їхнього справжнього значення і прийняти їх за незрозумілий йому набір пунктуаційних помилок.

Також варто відмовитися від написання текступрописними буквами. В інтернеті набір слів написаних прописними літерами називають «кричущими фразами» і частіше такі фрази несуть в собі негативний окрас. Одержувач при прочитанні електронного ділового листа може розцінювати такий шрифт негативно, що згубно позначиться на сприйнятті сенсу. У разі якщо в діловому листі потрібно підкреслити важливість будь-якого моменту, краще використовувати вступні словосполучення, наприклад, «Звертаємо Вашу увагу, що Вам необхідно надати пакет документів для продовження договору не пізніше 10.02.2017 року» або «Зверніть увагу, що документи на продовження договору слід подати до 10.02.2017 року ».

Не варто передавати секретну інформацію за допомогою електронної пошти

Для передачі особистої або конфіденційноїінформації краще відмовитися від електронних поштових скриньок, так як існує загроза перехоплення відомостей зловмисниками для використання у своїх корисливих цілях. До такої інформації можуть бути віднесені: номери телефонів, паролі від банківських карт, лицьові банківські рахунки і т. П. Важливо пам'ятати, що інформація зберігається на сервері поштового агента і в разі злому може бути викрадена.

В кінці листа обов'язково повинна стояти підпис відправника

Як вже говорилося раніше, кожне відправленелист повинен містити конкретизовану підпис. Часто розробники поштових скриньок вводять функцію блоку підпису, в який можна внести свої дані про посади, імені та контактний номер телефону. Згодом даний блок буде автоматично відображатися в кінці кожного листа, що дозволить спростити набір тексту. Важливо правильно скласти підпис, щоб одержувач мав можливість при відповіді на лист коректно звернутися до відправника. Приклад підпису може виглядати так: «З повагою, начальник відділу продажів Петров Микола Олександрович, +79810000000».

Роблячи висновки, можна відзначити, що для того,щоб зрозуміти, як вести ділову переписку по електронній пошті, не потрібно освоювати додаткові і складні ази. Варто всього лише дотримуватися елементарних правил етикету і дотримуватися норм російської мови.