Як скласти акт відповідно до норм?

Акт - документ, складений для підтвердження дій, подій або встановлених фактів. Він володіє інформаційно-довідковим характером. Розглянемо далі, як правильно скласти акт.

Класифікація

Залежно від змісту і значення акти поділяються на різні види. Вони можуть бути:

1. Щодо недотримання правил розпорядку і дисципліни на підприємстві.
2. Про відмову від підпису, що засвідчує ознайомлення з наказом.
3. Про обстеження (про стан умов праці, протипожежної безпеки та ін.).
4. Про здачу / передачі-приймання.
5. Про випробування систем, технологій, зразків.
6. Про інвентаризацію, ревізії.
7. Про ліквідацію організації.
8. Щодо розслідування нещасних випадків, аварій і так далі.

нюанси

Акти оформляються не однією людиною, а кількома. Обумовлюється це призначенням і природою інформаційно-довідкової паперу. Перед тим як скласти акт, Необхідно знайти свідків. Їх присутність при оформленні необхідно для подальшого підтвердження достовірності події. Крім цього, багато акти часто є підставою для прийняття важливих рішень, які, в свою чергу, можуть бути оскаржені. Якщо суд встановить, що папір оформлена з порушеннями, то вона не буде прийнята як доказ. При цьому описане в ній подія буде розглядатися як настали. У ряді випадків, перед тим як скласти акт, Створюється спеціальна комісія. Її склад затверджується наказом начальника організації. Для фіксації тих чи інших подій або відомостей використовуються спеціальні бланки. Деякі акти оформляються у довільній формі. При цьому головне - використовувати точні формулювання для відображення тих чи інших подій.

Загальні правила

Як вище було сказано, перед тим як скласти акт, Може скликатися спеціальна комісія. Вона створюється, наприклад, при виконанні інвентаризації або для розслідування нещасного випадку. Якщо передбачається, що акти будуть періодично складатися по конкретному напрямку діяльності, на підприємстві може формуватися постійна комісія. Для фіксації подій або відомостей використовуються уніфіковані форми, якщо вони передбачені для тієї чи іншої ситуації. В інших випадках можуть застосовуватися фірмові бланки організації.

Як правильно скласти акт?

Оформлення паперів здійснюється за певнимпорядку. Перед тим як скласти акт, необхідно ознайомитися з вимогами ГОСТ Р 6.30-2003. Відповідно до стандарту в якості обов'язкових реквізитів виступають:

1. Назва підприємства.
2. Назва документа - власне слово "акт".
3. Реєстраційний номер і дата.
4. Місце оформлення.
5. Заголовок до тексту.
6. Підписи.

При необхідності на папері повинна мати ступіньзатвердження. Зазвичай він присутній на законодавчих актах, папери про приймання завершених будівництвом споруд і інших об'єктів, експертизі, списання і так далі. При виборі заголовка до тексту необхідно його записувати так, щоб він граматично узгоджувався з найменуванням бланка. При цьому можна використовувати прийменник "про" чи "про".

специфіка оформлення

У деяких випадках перед тим, як скласти акт передачі, Проводяться випробування. Наприклад, це актуально для впровадження у виробництво нового обладнання. У таких випадках в тексті повинен бути зазначений період, протягом якого об'єкт проходив випробування. Датою складання є календарне число, в яке оформлена папір. На початку тексту наводяться підстави для заповнення бланка. Ними можуть бути посилання на договір, розпорядження або іншу папір. При цьому вказуються номер і дата вихідного документа. Наприклад: «Підстава: розпорядження директора ТОВ" А "від 12.12.2012 №1" Про виконання ... "». На початку тексту також перераховуються члени комісії, згадується її голова. При цьому вказуються не тільки прізвища, а й посади осіб. Далі відображаються ті факти, які стали підставою для складання даного акта. Текст може завершуватися висновками або пропозиціями комісії. Варто сказати, що матеріал допускається викладати не тільки у вигляді суцільного тексту. В актах часто присутні таблиці.

Кількість екземплярів

Акт оформляється з таким розрахунком, щоб його моглиотримати всі зацікавлені особи. При необхідності в кінці основного тексту вказуються адресати, яким будуть спрямовані екземпляри. Як правило, їх число визначається по документу-основи або кількості зацікавлених осіб. У бланку це буде виглядати так:

Складено в 3 примірниках:

1. 1 екз. - в АТ "А".
2. 2 екз. - в ТОВ "Б".
3. 3 прим. - в справу № 01/12.

Якщо до акта передбачено додатки, то позначка про них проставляється після інформації про кількість примірників і їх одержувачів перед автографами осіб, які брали участь в складанні.

підписи

В акті повинні стояти автографи всіх членівкомісії або осіб, які брали участь в його оформленні. Вони вказуються в тому ж порядку, в якому наведені прізвища та посади цих суб'єктів на початку паперу. Якщо у кого-небудь з учасників виникли зауваження або він не згоден з складеним актом, поруч зі своїм підписом така особа проставляє відповідну відмітку. Власні висновки цей суб'єкт може викласти в окремому папері. З актом знайомляться все, чиїх інтересів він стосується. Під підписами повинна стояти відмітка "ознайомлені". Після цього ставляться автографи всіх осіб, які прочитали зміст паперу.

затвердження

Після складання деяких актів повинні бутиузгоджені з керівництвом організації. Відповідно до правил діловодства гриф обмеження доступу до проставляється в правому кутку зверху на першому аркуші. Виглядати він може так:

Затверджую.

Директор АТ "А"

Іванов І. І.

12.12.2012 р

Як скласти акт прийому-передачі?

Досить часто такий папір супроводжує факт оформлення набуття. Ключовий її завданням є необхідність посвідчення якості наданого майна. Як скласти акт передачі? В цілому для даного паперу діють всі правила, зазначені вище. У ній вказують:

1. Дату, місце оформлення і назва документа.
2. Інформацію про суб'єктів, що беруть участь в процедурі. Тут, зокрема, вказують ПІБ, дані паспорта, контактні відомості, адреса.
3. Реквізити договору-підстави.
4. Перелік об'єктів.
5. Відомості про стан майна. Перед тим як скласти акт приймання, Доцільно переконатися в належній якостіоб'єктів. Якщо при оформленні будуть виявлені дефекти, інформацію про них необхідно вказати в папері. Аналогічну дію слід здійснити і перед тим, як скласти акт виконаних робіт. У цьому випадку додатково оцінюється відповідність фактичного їх обсягу передбаченому за угодою.
6. Претензії сторін (при їх наявності).
7. Загальна вартість наданого майна.
8. Підписи учасників угоди.
9. Печатка підприємства.

Законодавча техніка

щоб скласти нормативно-правовий акт, Необхідно знати спеціальні правила. У законі, наприклад, офіційно виражається державна воля. Для забезпечення однозначного, точного і зрозумілого тлумачення вироблені строго певні уніфіковані форми, передбачено наявність формальних реквізитів і структурних елементів. Обов'язкові компоненти вказують на офіційний характер, юридичну силу документа. Вони також дозволяють визначити орган, який випустив закон, дату прийняття.

Заголовок

Перш ніж скласти правовий акт, Необхідно вибрати його найменування. Тема є формальним зовнішнім реквізитом. Він відображає предмет регулювання і багато в чому визначає область дії акта. Тема виступає як початковий елемент, що дозволяє користувачеві ознайомитися зі змістом. Він є важливим інструментом систематизації та обліку. При цьому заголовок не носить нормативного характеру. Він має ориентирующее значення для користувача. У деяких випадках назва сприяє правильному тлумаченню деяких положень, оскільки досить чітко позначає сферу поширення акту.

преамбула

Суб'єкт, якому необхідно скласти нормативний акт, Повинен створити необхідні умови дляформування чіткого уявлення про зміст паперу у користувача. Для цього створюється преамбула - введення. Воно не поділяється на статті. Преамбула визначає завдання і цілі акту, характеризує умови, що стали передумовами для його складання. У вступі всі положення об'єднані однією ідеєю, політичною основою і цільовою спрямованістю. Преамбула дозволяє глибше і повніше розуміти необхідність і значення акту, загострює увагу на найбільш актуальних питаннях регулювання, мобілізує всіх виконавців на неухильне дотримання приписами. Особливо важливо введення до законів, зверненим безпосередньо до громадян, широкому колу організацій, громадських об'єднань.

рубрикація

Вона використовується в разі, коли потрібно оформитискладний за структурою і об'ємний акт. Як правило, він поділяється на глави, частини, підрозділи тощо. Внутрішня рубрикація базується на матеріальних підставах - розподілі суспільних відносин на конкретні сфери відповідно до їх характером і змістом. Вона відображає структуру тієї чи іншої галузі законодавства. Чим ближче рубрикація до нормативної системі, тим вона ефективніше сприяє упорядкуванню соціальних відносин.

Особливості оформлення паперів на ж / д транспорті

Працівникам залізниці досить часто доводиться складати акт перевірки стану вагонів. Така необхідність може обумовлюватися різними причинами. Наприклад, при виявленні псування вантажу, течі та ін. Перед тим як скласти акт, Виконують ревізію технічного стану. Вона здійснюється в день виявлення дефекту. В акті має зазначатися причина несправності, її характер і походження. Підписується папір працівниками, які брали участь в огляді. Перевірку здійснюють майстер депо або інша особа, уповноважена ним, а також працівник станції, призначений начальником. Акт складається у двох примірниках.

Трудове законодавство

На кожному підприємстві керівнику доводилосярозбиратися з фактами порушення співробітниками правил розпорядку і дисципліни. У таких ситуаціях оформляються відповідні акти, які виступають підставою для накладення дисциплінарних стягнень. Оформленням таких паперів займаються, як правило, кадрові працівники або начальники підрозділів. Законодавство не встановлює уніфікованих форм актів про порушення дисципліни. Проте існує певна практика їх підготовки. Як і в інших випадках, акт повинен містити відомості про:

1. Місце, дату, час оформлення. Якщо акт потрібно скласти з приводу прогулу або запізнення, час вказується з точністю до хвилин.
2. Суб'єкті, що оформляє папір. Тут вказуються ПІБ, посада.
3. Особах, які виступають в якості свідків.
4. Порушення, допущене співробітником.
5. Поясненнях, які дані винним. Їх слід записати дослівно.

В кінці акта ставляться підписи брали участь в йогооформленні. Порушник також повинен розписатися, засвідчивши таким чином факт ознайомлення з папером. У деяких випадках винний співробітник відмовляється завіряти акт. Про це робиться відповідна відмітка. Як правило, для оформлення порушень використовуються фірмові бланки підприємства з уніфікованим текстом. Для нещасних випадків на виробництві призначений уніфікований бланк. Відмова складати акт про порушення дисципліни не переслідується по закону,якщо дії винного не заподіяли шкоди майну або здоров'ю і життю оточуючих. Однак, як показує практика, керівництво зацікавлене в своєчасному виявленні та припиненні несумлінності співробітників.

внутрішнє діловодство

При складанні локальних нормативних актіввідповідальні особи повинні керуватися держстандартом. Зокрема, мова йде про ГОСТ Р 6.30-2003. Відповідно до стандарту використовується бланк, в якому містяться:

1. Назва підприємства.
2. Назва документу. Їм може бути положення, інструкція, розпорядження тощо.
3. Реєстраційний номер.
4. Дата складання.

Нумерація здійснюється з другої сторінки. Цифри проставляють по центру вгорі. При складанні локального акта слід дотримуватися загальноприйнятої структури. У ньому, як правило, містяться три частини: загальна, основна і заключна. За п. 4.7 Методичних рекомендацій організаційно-розпорядчі акти, якими регулюється діяльність підприємства, включають в себе розділи, пункти, підпункти.

висновок

На практиці використовуються найрізноманітніші види актів. Кожна категорія має своє призначення, специфіку, сферу поширення. Однак держстандартів передбачаються загальні правила, які застосовуються до всіх актів без винятку. Зокрема, мова про наявність обов'язкових реквізитів, таких як найменування організації, час оформлення паперу, ПІБ, посади і підписи відповідальних осіб, текст. Додаткові елементи, такі як гриф затвердження / погодження, преамбула, загальна частина та ін., Включаються в акт в залежності від його призначення. Інформація може вписуватися в бланк від руки або набиратися на комп'ютері. В уніфікованих формах присутні рядки і їх найменування. Деякі бланки підприємство може розробити самостійно. Однак при цьому їх вигляд повинен відповідати передбаченим стандартам і включати в себе всі обов'язкові реквізити. Тексти документів повинні бути зрозумілими для сприйняття. У паперах не допускаються помарки і виправлення. Електронні форми актів заповнюються за загальними правилами. Єдиний виняток робиться для підпису і печатки. В електронних документах використовуються цифрові елементи. Акт, складений з порушеннями вимог законодавства (відсутні підпис, найменування підприємства, інформація про посадову особу, відповідальну за оформлення, та ін.), Не має сили. Відповідно, він не може використовуватися як доказ тих чи інших подій або відомостей.