Діловодство на будь-якому підприємстві(Організації) передбачає створення, правильне оформлення та облік необхідних документів. Цю функцію зазвичай ставлять в обов'язки секретаря або одного з працівників кадрової служби. Серед інших паперів протокол вважається одним з найбільш важливих організаційно-розпорядчих документів. Як і для чого він складається? Відповідати на ці питання треба поступово.
Практично протокол (збори, наради,засідання, конференції, семінару) - це документ, в якому відображена послідовність обговорення питань, що розглядаються, зафіксовані прийняті рішення та визначені терміни їх виконання. Протокол зборів трудового колективу зазвичай веде секретар зборів. Він же потім оформляє його відповідним чином і передає на підпис голові. Механізм всієї процедури організації та проведення зборів досить простий. Для початку необхідно провести підготовчу роботу. Цим займається секретар. Він повинен:
Подібний документ складається відповідно до визначеного стандартом. Протокол зборів трудового колективу, як і будь-який інший складається з декількох частин:
1. Заголовна. Вона містить:
2. Вступна. Тут вказується: П.І.Б. голови зборів, його секретаря, а також присутніх і запрошених осіб. наприклад:
Голова - Михайлов С. М.
Секретар - Іванов І.І.
Були присутні: Сидоров А. Р., Кошкін С. Т.
Запрошені: директор ТОВ «Русь» Петров Н. К., комерційний директор компанії «Колор» Семенов Т. Д.
Якщо кількість працівників, присутніх в залі, понад 15 осіб, то записується тільки їх загальне число на підставі листа реєстрації.
3. Основна. У ній обов'язково присутні 3 складові:
4. Оформлення. Закінчується протокол зборів трудового колективу підписами голови і секретаря із зазначенням П. І. Б. і посади.
На обробку всіх записів зазвичай йде якийсьчас, але не більше 5 днів. Після підписання протокол зборів трудового колективу приймає повну юридичну силу. Потім його треба довести до відома всіх членів колективу. Для цього роблять його копію і передають працівникам разом з листом ознайомлення.
Складаючи протокол зборів трудового колективу,зразок секретар вибирає самостійно. Якщо в порядку денному стоять питання про створення різних комісій і затвердження їх складу, то правильніше буде основну частину трохи видозмінити. Більш логічний і зрозумілий варіант буде складатися з наступних частин:
У такому вигляді суть проходили виборів і порядок обговорення кандидатур буде більш наочним. Решта складових документа можна залишити без змін.
Можна розглянути приклад протоколу зборівтрудового колективу, на якому присутні виключно працівники підприємства. У цьому випадку немає необхідності вказувати «запрошених» осіб, і цей пункт просто скасовується. А якщо на таких зборах розглядається тільки одне питання, то документ виконується в спрощеному варіанті. Для ознайомлення немає необхідності роздавати копії всім присутнім. У цьому випадку завдання можна спростити. Секретар може зробити виписку з протоколу і вивісити її на дошку оголошень. Там з результатами зборів можуть ознайомитися всі бажаючі члени колективу, включаючи тих, хто не зміг бути присутнім на ньому особисто. Такий папір буде повною копією вихідного документа за винятком підпису голови. Замість неї буде стояти заверительная напис, зроблений секретарем.
</ P>