Створення запитів в Access. види запитів

Система управління базами даних (СКБД) - цеспеціальна програма або сукупність програм, які необхідні для організації та ведення відповідних баз даних. До однієї з таких програм відноситься MS Access.

Поняття про запити

Вони застосовуються з метою сортування, додавання,зміни, фільтрації, видалення певної інформації в БД. З їх допомогою проводиться відбір тих записів, які потрібні для складання певних звітів або форм, тобто робота здійснюється з частиною бази даних.

При створенні запитів в Access можуть з'єднуватися таблиці, групуватися і відбиратися записи, підключатися розрахункові операції.

Класифікація запитів

Виділяють наступні види запитів:

• Запит на вибірку, при якому відбувається вилучення даних за вказаною умові. В рамках даного запиту відбувається угруповання записів, а виконані в полях таблиці обчислення представляються.
• Повідомлення про порушення, при якому змінюються дані в первинних таблицях. За допомогою них дані можуть піддаватися коригуванню, а також можуть створюватися нові таблиці.
• Запит з параметрами, при якому вводяться певні умови або дані.
• Перехресні запити, призначені для розрахунків і надання даних, як правило, у формі електронних таблиць з метою полегшення аналізу.
• SQL-запити являють собою запити на отримання певної інформації, їх побудова засноване на дотриманні певних правил з використанням певного синтаксису.

Запити на вибірку

Створення запитів в Access даного виду передбачає побудову таблиці, яка містить такі ж структурні елементи, як і звичайна. Вона створюється на базі фактичних даних.

Результати представляють собою динамічний набірданих, в зв'язку з чим при закритті набору записи "зникають", залишаючись в початкових таблицях. Збереження даних запитів означає збереження їх структури.

Дані запити формуються зазначенням полів ітаблиць, їх містять, що включаються в запит, описом розраховуються полів, що здійснюються групових операцій над початковими записами, і формуванням умов відбору (наприклад, з якою по яку дату здійснювалася реалізація певної групи товарів).

Створення запитів в MS Access даного виду передбачає, що їх можна створити вручну або за допомогою "Майстра створення запитів".

Для визначення полів і таблиць, що включаються в запит, переходимо в режим конструктора.

Для переходу в режим конструктора в Access 2013потрібно в області навігації клікнути контекстної кнопкою миші на імені форми і вибрати "Конструктор". Натиснувши ALT + F8, можна викликати "Список полів", з яких поля можна перетягнути безпосередньо в форму.

Запити на зміну

Ці види запитів є якоюсьрізновид першого виду, але потрібні вони для зміни даних, які були вилучені. Вони в Access позначені знаком оклику. В Access створення запитів на зміну можливо чотирьох типів:

• створення нових таблиць;
• додавання записів в вихідні таблиці;
• зміна даних у вихідних таблицях;
• видалення записів з вихідних таблиць.

Тому дані дії можуть зруйнувати базу даних, в зв'язку з чим необхідно спочатку перевіряти результат виконання запиту, перейшовши в режим таблиці.

Створення нових таблиць використовується при архівації даних, проведення бекапов або експорті даних.

Різновидом запитів на зміну єзапити на оновлення, при використанні яких оновлюються абсолютно всі записи, які задовольняють будь-якому заданому умові. Якщо в комплекс даних необхідно внести зміни, то використовують дану різновид.

Ще одним різновидом є запити на видалення, які знищують все записи, що задовольняють будь-яким заданим умовам.

Ще одним різновидом розглянутих запитів є запити на додавання, при яких відбувається додавання даних з однієї таблиці в іншу.

перехресні запити

Дані види застосовують з метою об'єднання вперехресну таблицю грошових або числових даних, що зберігаються в початковій таблиці. Перехресний запит в Access створюється за допомогою майстра запиту, використовуючи інструкції якого, можна легко створити даний вид. За своєю суттю перехресний запит схожий на зведені таблиці Excel.

Перехресна таблиця створюється при вказівці заголовків рядків, стовпців, значень і груповий операції.

Схема побудови даного типу таблиці зводиться донаступного. За допомогою СУБД здійснюється угруповання даних по груповим полях. Дана операція проводиться над числами в поле значень. В клітинку таблиці, що знаходиться на перетині стовпця і рядків, поміщається підсумкове значення цієї групи.

Перехресні запити в Access, як правило, застосовують для створення звітів і діаграм.

Запити з параметрами

Даний вид запитів уточнює перед виконанням умова у користувача.

Щоб створити запит в Access, необхідно в стовпці запиту, в осередку "Умова", помістити вираз введення параметрів в квадратних дужках.

Якщо запустити цей запит, то вийде діалогове вікно, в якому буде міститися пропозиція введення параметрів.

SQL-запити

У Access 2013 і інших версій запити виконуються за допомогою мови структурованих запитів SQL.

Для створення SQL-запитів необхідно перейти врежим конструктора, потім на кнопці "Вид" вибрати "Режим SQL". В результаті з'явиться діалогове вікно, в якому в полі Select вводимо назви стовпців, а в поле From - то, що буде виводитися в рядках, наприклад назви постачальників (якщо перший стовпець "Назва").

У Access використовується не чистий SQL, а йогодіалект Jet-SQL. Основними інструкціями для запитів в цій мові є: SELECT, за яким здійснюється вибірка із записів за певними умовами (назви полів вихідних таблиць, переносячи в результуючу таблицю), UPDATE - використовується з метою редагування записів, DELETE - для видалення будь-яких зазначених записів, CREATE - для створення нових об'єктів БД. У MS Access також використовуються TRANSFORM для побудови перехресних запитів, WITH OWNER-ACCESS OPTION для створення спеціальних запитів користувачем, що не має доступу до таблиць, до яких повинен бути доступ у цього запиту, IN (для забезпечення зв'язку з віддаленої БД), DISTINCTROW (створення запиту з можливим об'єднанням даних). Також можуть застосовуватися підсумкові функції SQL, вбудовані функції Access і VBA.

На закінчення

Створення запитів в Access відбувається дляформування записів для інших запитів, звітів або форм. За допомогою певних дій збираються дані з декількох таблиць. Запити дозволяють включити в сформовану таблицю відібрані поля, здійснити розрахунки в кожного нового запису, відібрати записи, які необхідні для задоволення деяких умов, згрупувати вираження з однаковими значеннями в деяких або одному полі, сформувати нову таблицю даних на основі існуючих, додати, видалити або оновити деякі записи.