Як зробити зміст у "Ворді 2007". Можливості автоматичного змісту

У тих, кому доводиться працювати з об'ємнимитекстовими файлами, часто виникає питання про те, як зробити зміст у «Ворді 2007». Складання змісту вручну дуже складно, крім того, при щонайменшій зміні форматування, обсягу або композиції тексту номера сторінок в такому змісті потрібно заново вивіряти. Тим часом зробити це автоматично дуже просто.

Можливості автоматичного змісту

Автоматичне утримання в «Ворді 2007« являє собою список заголовків і підзаголовків. Цей список відрізняється від звичайного наступними можливостями та особливостями:

• Список складається програмою, номери сторінок проставляються автоматично.
• Кожен рядок списку - це посилання, що дозволяєдинамічно переходити до відповідної частини документа. Натискання мишею по заголовку при одночасному натисканні клавіші Ctrl переміщує до відповідного розділу.
• Список може реагувати на зміни в документі. Якщо глава, яка спочатку починалася зі сторінки 56, перемістилася на сторінку 57, досить оновити зміст, щоб номер сторінки змінився (курсор на області змісту - права кнопка миші - «Оновити зміст»). Те ж стосується назв, кількості та черговості розділів, глав і параграфів.

Маркування заголовків і підзаголовків

Перед тим як зробити зміст у «Ворді 2007»,потрібно підготувати текст, промаркований заголовки і підзаголовки. Помічені певним стилем або рівнем фрагменти тексту можуть бути прочитані програмою як елементи змісту.

Виділіть заголовок, перейдіть на вкладку«Головна» в меню програми, знайдіть групу «Стилі». Виберіть стиль «Заголовок 1». Маркування вироблено. Точно так же позначте всі назви інших розділів або глав. Якщо в змісті мається на увазі два рівні (відображення і заголовків, і підзаголовків) або більш, по черзі виділіть і маркіруйте кожен підзаголовок відповідними стилями ( «Заголовок 2», «Заголовок 3» і т. Д.).

Альтернативний спосіб розмітки - використанняінструменту «Рівні структури» ( «Посилання» - «Зміст» - «Додати текст» - вибрати рівень). В общем-то, для різних цілей використовуються і перший, і другий варіант, і обраний спосіб практично ніяк не впливає на те, як вставити вміст у «Ворді».

При маркуванні назв глав їх форматуваннязмінюється відповідно до установок. Ці установки можна поміняти, але ще простіше - заново відформатувати вже позначений заголовок, а потім за допомогою інструменту «Формат за зразком» (вкладка «Головна», група «Буфер обміну») змінити оформлення всіх інших заголовків. До слова, позначати заголовки теж можна за допомогою цього інструменту: досить маркувати і відформатувати один заголовок, а всі інші помітити по його зразку.

Додаткові переваги автоматичного змісту

Після розмітки документа стане можливимвідслідковувати його структуру за допомогою опції «Схема документа». Вона дозволяє не тільки чітко уявляти композицію тексту, а й дуже швидко по ньому переміщатися.

Перейдіть у вкладку «Вид», у другій групі«Показати або приховати» знайдіть цю опцію і поставте галочку. Зліва від документа з'явиться додаткова область, в якій будуть відображені заголовки всіх рівнів. При натисканні на заголовок курсор переміститься в відповідний розділ документа. Це дуже зручна функція, яку складно переоцінити при роботі з об'ємними текстами складної структури. Ця ж функція допоможе усунути випадкові або помилкові маркування.

Усунення випадкових або помилкових маркувань

Дуже важливо переконатися, що документ не міститьінших помічених заголовків (це може бути у випадку, якщо в текст робилися вставки або він створювався з декількох документів, а також в результаті «свавілля» програми, що, на жаль, іноді трапляється). Перевірити текст на наявність позначених заголовків краще перед тим, як зробити зміст у «Ворді 2007».

Найпростіший спосіб виявити існуючі втексті помічені заголовки - це скористатися опцією «Схема документа». Якщо при відкритті цього поля не відображається жодного заголовка, значить, текст їх не містить. Якщо вони є і не відповідають реальній структурі роботи, маркування потрібно видалити, змінивши стиль позначеного фрагмента на «Звичайний» або застосувавши до нього інструмент «Формат за зразком», взявши за зразок текст звичайного абзацу.

створення змісту

Отже, як зробити зміст у «Ворді 2007»? Процес складається з двох етапів - підготовки тексту і безпосередньо створення автоматичного списку з номерами сторінок.

Поставте курсор в те місце, де маєпочинатися зміст. У вкладці «Посилання» в групі «Зміст» знайдіть інструмент «Зміст». Після натискання на цю кнопку ви побачите меню, в ньому потрібно натиснути на вкладку, яка також називається «Зміст» і викликає однойменне діалогове вікно. У його опціях розібратися нескладно: з їх допомогою регулюється вигляд і функціональність майбутнього змісту (наявність / відсутність номерів сторінок, їх розташування по правому краю або поруч з текстом, кількість рівнів, вид заповнювача і т. П.).

Кнопка «Параметри» дозволить проконтролюватиможливість створення змісту на основі обраного способу розмітки. Якщо назви позначалися за допомогою стилів, значить, галочкою повинна бути відзначена відповідна опція ( «Зібрати зміст, використовуючи стилі»), якщо використовувалися рівні структури, то галочка повинна стояти навпроти опції «Зібрати зміст, використовуючи рівні структури». Зазвичай за умовчанням відзначені обидві опції.

форматування вмісту

Текст змісту форматується так само, якзвичайний, за винятком того, що при зміні формату одного заголовка (рядка змісту) програма, швидше за все, зробить ідентичні зміни у всіх інших заголовках того ж рівня. З одного боку, це дуже зручно, з іншого, іноді цього не потрібно. У цьому випадку досить натиснути клавіші Ctrl і Z, і ці тотальні зміни будуть усунені, а одиничне зміна залишиться.

Часто виникає питання про те, як вирівнятизміст в «Ворді». Для цього найзручніше користуватися бегунками на лінійці. Поставте курсор на рядок того рівня змісту, який потрібно змінити, і рухайте бігунки, а разом з ними і текст так, як того вимагає оформлення документа. Якщо потрібно змінити весь зміст, виділіть всю його область і за допомогою бігунків відрегулюйте вирівнювання.